Zeitmanagement: So organisierst du deinen Büroarbeitsalltag!

Hast du am Ende des Arbeitstages das Gefühl, deine Aufgaben nicht richtig abgearbeitet und erledigt zu haben. Während der Chef dir eine neue Aufgabe zuwirft, die seiner Meinung nach dringend erledigt werden musst, klingelt dabei ständig das Telefon und wirst von deinem vollen E-Mail Postfach erschlagen? Das Gefühl  in Arbeit zu ersticken kennt jeder von uns. Informationen und aufgeschobene Aufgaben schwirren uns im Kopf und rufen unbewusst Stress hervor.

Hier findest du einfache Tipps, wie du deinen Arbeitsablauf ohne großen Aufwand optimierst, den Kopf wieder frei bekommst und dabei Zeit und Nerven sparst.

  1. Prioritäten festlegen

Bevor du dich morgens auf deine Aufgaben stürzt ist es wichtig zu wissen, was die Wichtigsten und die weniger wichtigen Aufgaben sind. So bekommst du auch einen Überblick, wie viel Zeit einer Aufgabe zustehen sollte. Priorisierung! Halte die gesetzten Prioritäten auch den ganzen Tag über ein. Nimm dir einen Zettel und Stift und notiere, welche Aufgaben anstehen. Hierbei kannst du die ABC Analyse anwenden.

Schreibe alle Aufgaben deines Tages auf und bewerte Sie nach Ihrer Wichtigkeit. Vergib jeder Aufgabe ein A für sehr wichtige und dringende Aufgaben und beginne auch diese abzuarbeiten. B Aufgaben kannst du danach erledigen oder vielleicht auf den nächsten Tag verschieben. Frag dich, ob du C Aufgaben, die weniger wichtig sind, auch delegieren kannst.

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”-Markt Twain
  1. Fokussiere dich auf die Aufgabe, die du grad erledigst

Nur die wenigsten Menschen haben ein Talent Multitasking produktiv mehrere Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten. Singletasking ist hier gefragt: Du solltest deiner Aufgabe vollste Aufmerksamkeit schenken und dich ganz der Aufgabe widmen. Wenn du nebenher schnell eine neue E-Mail beantwortest nimmt die Effektivität automatisch ab und du verschwendest Zeit, weil du dich in die Aufgabe wieder hineindenken musst. Also richte den Fokus immer nur auf eine Aufgabe.

  1. Eliminiere Zeitverschwender

Frag dich, was deine alltäglichen Zeitfresser sind! Facebook, E-Mails checken, Twitter, Whatsapp, ein Kollege der dich ständig anspricht und Privates erzählt? Es gibt im Arbeitsalltag Unterbrechungsfaktoren, die du nicht vermeiden kannst, denn wir müssen stets erreichbar sein, für unseren Chef, Kollegen und Kunden. Mache dir aber klar, welche Störfaktoren dich am meisten stressen. Versuche diese Ablenkungsmöglichkeiten von dir fernzuhalten. Vielleicht hilft es, wenn du dir Kopfhörer aufsetzt um dich vom störenden Kollegen nicht ablenken zu lassen. Nimm dir einen Zeitblock, an dem durch dich komplett auf deine wichtige Aufgabe konzentrierst, und schließe dabei Outlook. Verbanne Social Media Seiten aus deinem Arbeitsalltag, so kannst du dich darauf in der Feierabendzeit freuen.

4. Beende deine Aufgaben

Fange nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig an. Dadurch unterbrichst du dich immer wieder und musst dich in die Themen erneut hineindenken. Dafür benötigst du mehr Energie, die du in andere Dinge stecken könntest.5Wäge das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen ab

Frage dich, wie viel Aufwand (Energie und Zeit) du in eine investierst und welches Resultat du erhältst. Bei Aufgaben, die einen geringes Kosten-Nutzen-Verhältnis haben, solltest du eine niedriege Priorität geben.  Vielleicht entdeckst du Aufgaben, die unnötig sind und man elimieren kann. Checke in Absprache mit Kollegen, ob die wirklich jemand vermissen könnte.

     5. Sage auch mal „Nein“!

Wir wollen zwar alle Teamplayer sein und unsere Kollegen zu jeder Zeit unterstützend zur Seite stehen aber manchmal kann das zu viel sein. Um produktiv und konzentriert zu arbeiten, musst du hin und wieder auch mal nein sagen. Oder deine Hilfe auf einen anderen Tag aufschieben. Auch dies kannst du höflich und trotzdem bestimmend kundgeben. Vielleicht kannst du dem hilfesuchenden Kollegen eine Ansprechpartner nennen, die Ihm sofort helfen kann.

    6.Halte Ordnung in deiner Arbeitsumgebung

Ein chaotischer Arbeitsplatz wirkt sich auf deine Arbeitsweise aus. Wenn du Ewigkeiten suchen musst, verliert viel seiner kostbaren Zeit. Um dein Zeitmanagement zu optimieren ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist das A und O.  Im Großraumbüro können viele Anrufe und laut telefonierende Kollegen ein großer Störfaktor sein. Für interne Kommunikation empfehle ich Chat-Dienste. So wird der Geräuschpegel im Großraumbüro niedrig gehalten.

     7.Nutze die Zeit deines Leistungshochs effektiv

Jeder Mensch hat zu einer anderen Zeit seine produktivste Phase. Versuche dich richtig einzuschätzen, wann du in der Regel dich gut konzentrieren kannst. Wenn du eine produktivste Zeit am Morgen hast, versuche früher deinen Arbeitsalltag zu starten: Somit optimierst du dein Zeitmanagement. Plane keine wichtigen Aufgaben zu der Zeit, zu der du meistens einen Durchhänger hast.

Wende diese 7 simplen Tipps an um deinen Arbeitsablauf optimieren zu können um dein Zeitmanagement zu optimieren und mehr Zeit für wichtige Dinge zu haben. Du wirst ganz schnell merken, dass du Zeit und Nerven sparst und mit weniger Stress durch den Arbeitsalltag kommst. Viel Erfolg!

 

Wie du siehst, gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verbesserung deines Zeitmanagements. Wie planst du deine Arbeitsabläufe? Kennst du vielleicht noch effektivere Ansätze? Teile sie mit uns und schreib sie gern in die Kommentare.

2 Gedanken zu „Zeitmanagement: So organisierst du deinen Büroarbeitsalltag!

  • 30. März 2019 um 02:43
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